Certyfikat rezydencji podatkowej 2025

W 2025 roku przedsiębiorcy działający online nadal masowo korzystają z reklam w największych serwisach na świecie. Facebook, LinkedIn, TikTok i Google to zagraniczne podmioty, które wymagają od Ciebie dokumentów podatkowych. Jeśli korzystasz z ich usług, musisz wiedzieć, jak się prawidłowo rozliczać. W tym artykule znajdziesz praktyczne i aktualne informacje o tym, jak wygląda certyfikat rezydencji podatkowej i dlaczego jego brak może kosztować Cię więcej, niż myślisz.

Certyfikat rezydencji podatkowej – co to jest?

Certyfikat rezydencji podatkowej to urzędowe zaświadczenie wydawane przez administrację skarbową danego kraju. Dokument ten potwierdza miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych. Ma znaczenie przy płatnościach transgranicznych – zwłaszcza wtedy, gdy przelewasz środki zagranicznym kontrahentom.

Przy płatnościach na rzecz gigantów reklamowych typu Meta (Facebook, Instagram), Google (YouTube), LinkedIn czy TikTok, brak ważnego certyfikatu skutkuje obowiązkiem pobrania podatku u źródła (WHT – Withholding Tax). W Polsce to nawet 20%.

Certyfikat rezydencji podatkowej – oficjalna definicja Lex.pl. Źródło: www.lex.pl/certyfikat-rezydencji-podatkowej-czym-jest-i-do-czego-sluzy,35853.html

Certyfikat rezydencji podatkowej – wzór

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór certyfikatu. Każdy kraj członkowski OECD wydaje dokumenty we własnym formacie. Jednak muszą one zawierać dane niebudzące wątpliwości:

nazwę i dane firmy będącej rezydentem podatkowym;
informację o dacie ważności – zwykle do końca danego roku kalendarzowego;
wskazanie państwa, w którym firma podlega opodatkowaniu.

Zaświadczenie o rezydencji podatkowej a obowiązek podatkowy

Z punktu widzenia polskiego przedsiębiorcy, każde wynagrodzenie wypłacone zagranicznemu podmiotowi za usługi reklamowe kwalifikuje się jako należność licencyjna albo za świadczenia niematerialne. To oznacza, że podlega podatkowi u źródła.

Możesz tego uniknąć, jeśli:

posiadasz ważny certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy płatności;
umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje zwolnienie lub niższą stawkę podatku.

Bez certyfikatu musisz zapłacić 20% podatku od każdej faktury brutto. Później możesz próbować odzyskać te środki, ale to wymaga dodatkowych procedur.

Jak zdobyć certyfikat rezydencji – Google, Facebook, LinkedIn, TikTok

Każda platforma ma własny tryb udostępniania certyfikatów. Zazwyczaj są one dostępne po zalogowaniu się na konto reklamowe. W 2025 roku sytuacja wygląda następująco:

Google

W Google Ads przechodzisz do zakładki „Rozliczenia”, a następnie „Dokumenty podatkowe”. Tam znajdziesz aktualny certyfikat rezydencji dla Google Ireland Limited – obowiązujący w ramach umowy Polska–Irlandia.

Wzór certyfikatu rezydencji dla Google – 2025.

Meta (Facebook i Instagram)

W Meta Business Suite należy wejść w ustawienia konta reklamowego, a następnie w „Dokumenty podatkowe”. Certyfikat dla Meta Platforms Ireland Limited jest dostępny do pobrania w PDF.

Wzór certyfikatu rezydencji podatkowej dla Facebooka – 2025.

Po zalogowaniu się do Campaign Managera, sekcja „Billing and payments” zawiera link do aktualnego certyfikatu dla LinkedIn Ireland Unlimited Company.

Wzór certyfikatu rezydencji podatkowej dla LinkedIn – 2024.

TikTok

W TikTok Ads Manager wybierasz „Tax Information”, gdzie udostępniany jest certyfikat rezydencji podatkowej TikTok Information Technologies UK Limited (dla klientów z UE).

Wzór certyfikatu rezydencji podatkowej dla TikTok – 2025.

Wszystkie te certyfikaty muszą być aktualne i obejmować rok podatkowy, w którym dokonujesz płatności.

Jak długo ważny jest certyfikat rezydencji podatkowej?

Zasadniczo certyfikat jest ważny przez 12 miesięcy – licząc od daty wystawienia, ale organy skarbowe w Polsce przyjmują, że dokument potwierdza rezydencję tylko w danym roku kalendarzowym. Dlatego co roku musisz pobrać nową wersję – nawet jeśli nazwa firmy i dane nie uległy zmianie.

Warto dodać, że certyfikat musi być oryginalny lub w formie elektronicznej, jeśli wydany został cyfrowo (co dotyczy np. Google i Meta). Kopie bez kwalifikowanego podpisu lub pieczęci są bezwartościowe w oczach urzędu.

Czy musisz posiadać certyfikat? Odpowiedzialność podatkowa

Nie, jeśli nie chcesz, możesz nie zbierać certyfikatów. Tylko wtedy musisz zapłacić 20% podatku u źródła. I to Ty, jako płatnik, odpowiadasz za ewentualne niedopatrzenia. Fiskus nie będzie ścigał Google ani TikToka – tylko Ciebie.

Czy musisz składać certyfikat do urzędu?

Nie musisz od razu składać certyfikatu do urzędu skarbowego. Ale masz obowiązek go mieć w momencie przelewu, jeśli nie chcesz naliczać WHT. W razie kontroli urząd może poprosić o jego okazanie – a jego brak może skutkować koniecznością zapłaty podatku z odsetkami.

Dlatego certyfikat należy przechowywać razem z dokumentacją księgową dotyczącą wydatków na reklamy internetowe.

Podsumowanie

Certyfikat rezydencji podatkowej to podstawa przy rozliczeniach z Facebookiem, Google czy TikTokiem. Nie jest to dokument, który „można mieć” – to obowiązek wynikający z przepisów o podatku u źródła. W 2025 roku procedury są dobrze znane, a dokumenty łatwo dostępne online. Twoim zadaniem jest tylko je pobrać, właściwie zaksięgować i przechowywać.